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AQRO®

mehr Effizienz

und Qualität

Wie es gelingt, klare Strukturen, effizienteres Arbeiten, Transparenz und Steuerbarkeit in der IT zu erreichen? Eine Möglichkeit ist sicherlich, Problemstellen bzw. Flaschenhälse systematisch anzugehen oder Prozesse und Strukturen zu analysieren sowie zu optimieren. Mehr Erfolg verspricht jedoch ein neues, effizientes Steuerungsinstrument: das rollenbasierte Arbeiten Active Qualified Human Resource Organization, kurz AQRO. Ziel ist es, Blind- und Fehlleistungen in einem Unternehmen deutlich zu reduzieren. Dabei wird der Schwerpunkt von der Linien- auf die Projektorganisation verlagert, das heißt, Mitarbeiter sind für ein bestimmtes Zeitfenster ausschließlich in einer Rolle tätig und auch hauptsächlich nur in dieser ansprechbar. Sie können ohne Unterbrechungen – konzentriert an einem Stück arbeiten – und dennoch ist die Abteilung für Kunden, Kollegen und externe Partner jederzeit ansprechbar.

Je Mitarbeiter können so durchschnittlich 1,5 Stunden täglich eingespart werden. Das ist wöchentlich ein dreiviertel Tag. Ein enormer Vorteil für jedes Unternehmen! AQRO kann in großen IT-Organisationen oder mittelständischen IT-Abteilungen ab sieben Mitarbeitern implementiert werden.

Die so gewonnene Arbeitszeit kann genutzt werden, um …

  • Überstunden zu vermeiden.
  • die Qualität der Arbeitsergebnisse zu erhöhen.
  • neue Themen anzupacken, die bisher wegen Zeitmangels verschoben werden mussten.

AQRO macht transparent, wann welcher Mitarbeiter welche Rollen einnimmt – und schafft so die Basis für eine aktive Steuerung durch das Management.

Ihre Vorteile
  • Sie können die Tätigkeiten und somit die Auslastung Ihrer IT-Mitarbeiter bestimmen und planen.
  • Sie erkennen, wann ein Mitarbeiter überlastet ist, und sind in der Lage, Aufgaben neu zu verteilen oder zu priorisieren.
  • Sie können nachvollziehen, mit welchem personellen Aufwand Projekte umsetzbar sind und der Geschäftsleitung entsprechend Bericht erstatten.
  • Sie können detailliert nachweisen, welche Ressourcen Sie benötigen.
  • Sie sehen, welches Know-how intern aufgebaut oder extern eingekauft werden muss.
  • Die Arbeitsqualität steigt.
  • Es fällt Ihnen leichter, Vertreterregelungen aufzustellen.
  • Das Betriebsklima wird besser; die Zusammenarbeit im Team funktioniert reibungsloser.
  • Sie können die Umsetzung eines Projekts realistisch planen und vereinbarte Termine zuverlässig einhalten.
  • Sie können frei werdende Ressourcen für andere unternehmenswichtige Themen und Projekte einsetzen.
Wie Ihre Mitarbeiter von AQRO profitieren
  • Sie sind weniger gestresst, da Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind.
  • Sie sind zufriedener und können konzentrierter arbeiten.
  • Überstunden werden minimiert.
  • Sie können ihre Arbeit gezielt planen und einteilen.
  • Es fällt ihnen leichter, Aufgaben fristgemäß zu erledigen.
  • Sie können problemlos Urlaub nehmen, da die Vertretung geregelt ist.
Was AQRO für das Unternehmen als Ganzes bedeutet
  • Wertvolle Arbeitszeit wird eingespart.
  • Projekte werden in time, in quality and in budget umgesetzt; die Kunden sind zufriedener.
  • Die Geschäftsleitung kann flexibler auf aktuelle Entwicklungen am Markt reagieren und hat trotzdem Planungssicherheit.
  • Das Unternehmen gewinnt wichtige Wettbewerbsvorteile.
  • Es wird als Arbeitgeber bei potenziellen Bewerbern attraktiver und kann bestehende Mitarbeiter besser binden.
  • Die IT-Abteilung ist als kompetenter Ansprechpartner durchgehend erreichbar – der gute Ruf des Unternehmens gewährleistet.

Praxisbeispiel

Bei einem Energieversorger konnten durch die Einführung von AQRO™ innerhalb von nur sechs Wochen die Aktivitäten von 14 IT Mitarbeiter (112 Arbeitsstunden) in 96 Stunden bewältigt werden. Dadurch verbleibt für wichtige Projektaktivitäten nun genügen Raum.

Mit AQRO haben Sie die Planung Ihrer Teams im Griff
Die Auslastung Ihrer Mitarbeitern ist transparent und effizient
Rollenwechsel macht Mitarbeiter ineffektiv

Die ständigen Konflikte zwischen Linie und Projekt – wer kennt sie nicht? Betroffen sind vor allem IT-Mitarbeiter, weil sie gleichzeitig mehrere Rollen und Funktionen bekleiden: Einerseits wickeln sie Prozesse im Tagesgeschäft ab, andererseits sind sie im Projekt tätig. Sie müssen je nach Aufgabe von einer Rolle zur nächsten springen – eine zeit- und kräftezehrende Angelegenheit. Besonders belastend ist die Situation, wenn Mitarbeiter von Kollegen, Vorgesetzten, externen Partnern oder Kunden gestört werden, denen meist nicht klar ist, in welcher Rolle sie sich gerade befinden. Selbst wer nur kurz in einer Tätigkeit gestört wird, muss sich erst erneut in die Thematik hineindenken, sich die letzten Aktivitäten ins Gedächtnis rufen, um dann noch einmal anzusetzen. Wie sollen dabei so relevante Aufgaben wie die Budgetplanung für das kommende IT-Projekt erledigt oder aktuelle Daten für das Risikomanagement erhoben werden?

Störungen mindern die Qualität und Effizienz der Arbeit. Psychologische Studien haben gezeigt, dass je ungeplante Störung 15 kostbare Minuten verloren gehen. Bei nur sechs Unterbrechungen am Tag sind das bereits 1,5 Stunden je Mitarbeiter!

Dieser Zeitverlust ist nicht nur ärgerlich, weil er unnötige Überstunden bedeutet, sondern kann auch zu Stress und Überforderung führen. Denn der Aufwand steigt, die Fehlerquote nimmt zu, Projekte verzögern sich oder scheitern schlimmstenfalls.

Neues Steuerungsinstrument für IT-Leitung

Die IT-Abteilung ist meist der Bereich im Unternehmen, der nur schwer zu überblicken ist – sowohl für Sie als Abteilungsleiter als auch für die Geschäftsführung. Denn oft mangelt es an Transparenz. Was aber, wenn Sie die tatsächliche Auslastung Ihrer Mitarbeiter kennen würden? Wenn Sie genau wüssten, wer in Ihrem Team gerade an welchem Projekt arbeitet und wer wann Zeit hat, um neue Aufgaben anzugehen? Wer ist überlastet, wer unterfordert? Wenn Sie klar signalisieren könnten, wann die Kapazitäten Ihres Teams erschöpft sind?

Tatsache ist: Momentan ist ein entsprechendes Reporting an die Geschäftsleitung unmöglich, weil sich kaum abschätzen lässt, ob ein neues Projekt mit der bestehenden Mannschaft zu bewältigen ist, ob Sie zusätzliches Personal brauchen oder gegebenenfalls ein anderes Projekt repriorisieren müssen. Es fehlen schlicht und ergreifend handfeste Fakten. Stattdessen können Sie nur eine grobe Einschätzung abgeben – aufgrund eines vagen Bauchgefühls oder Ihrer langjährigen Erfahrung. Unter Umständen werden deshalb Projekte nicht termingerecht fertig, Kunden reagieren verärgert, zusätzliche Kosten fallen an.

Festgelegte Auszeiten beflügeln das Unternehmen – nachweislich

Weshalb wir AQRO entwickelt haben? Im Durchschnitt wird jeder Mitarbeiter 27-mal täglich gestört – so das Ergebnis einer aktuellen Feldstudie, die Cornelius König, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität des Saarlandes durchgeführt hat.[1] Und wer sich nur eine Stunde am Tag ausklinkt, arbeitet besser und ist zufriedener.

Zwei Wochen lang haben Führungskräfte in einem Tagebuch ihre Leistung beurteilt. In der ersten Woche teilten sich die Probanden ihre Zeit selbst ein, in der zweiten integrierten sie eine stille Stunde in den Arbeitstag, in der sie sich wichtigen Aufgaben widmeten und keine Unterbrechung zuließen. Das Ergebnis: Die Manager bewerteten ihre Leistung während der stillen Stunde als hochwertiger; der gesamte Arbeitstag wurde als zufriedenstellender und effizienter wahrgenommen. Wichtig war, dass die Führungskräfte sich tatsächlich daran gehalten und es nicht nur bei dem Vorsatz belassen haben. Denn die Regelmäßigkeit zählt.

Ähnlich sieht es bei der ständige Erreichbarkeit durch E-Mails aus: Wissenschaftler der University of California haben 2012 nachgewiesen, dass Mitarbeiter, die zwischenzeitlich keine Emails empfangen, weniger gestresst und deutlich produktiver sind.[2]

Klar ist: Mitarbeiter haben anders als Manager nur bedingt die Möglichkeit, sich eine kurze Auszeit zu nehmen, Outlook & Co. zu schließen oder die Sekretärin anzuweisen, keine Anrufe durchzustellen. Sie sind deshalb auf das Entgegenkommen ihres Vorgesetzten angewiesen, sich für eine bestimmte Zeit aus dem Tagesgeschehen herauszuziehen – ein Zustand, der nur in den seltensten Fällen praktikabel ist.

Diese Situation wollten wir ändern. Denn seit Jahren implementieren wir Methoden und Prozesse in der IT und haben festgestellt: Mitarbeiter mit mehreren Rollen wechseln ständig zwischen diesen hin und her ohne sich dessen bewusst zu sein –die Effektivität leidet. Deshalb haben wir eine Methode entwickelt, die erstens jede Rolle eines Mitarbeiters gleich berücksichtigt. Die zweitens jeder Rolle genug Zeit einräumt, sodass der Mitarbeiter qualitativ gut arbeiten kann. Drittens transparent, planbar und einfach anzuwenden ist. Und viertens sicherstellt, dass die Abteilung für Kunden, externe Partner und Kollegen jederzeit und verlässlich erreichbar ist: AQRO.

Effizienter in fünf Schritten

Die Implementierung des rollenbasierten Arbeitens in der IT-Abteilung erfolgt in fünf Schritten; die Dauer richtet sich nach der Abteilungsgröße. So kann AQRO bei bis zu 15 Mitarbeitern innerhalb von sechs Wochen implementiert werden, bei rund 200 Mitarbeitern dauert es knapp sechs Monate. Auch der zeitliche Aufwand für das Unternehmen ist überschaubar: Lediglich zehn Tage sollten Sie bei bis zu 15 Mitarbeitern rechnen, bei 200 Mitarbeitern rund 80 Tage; darin enthalten sind Trainings, Coachings, Feedbackrunden und Projektarbeit, zum Beispiel die Ausarbeitung von Rollen und Regeln.

Zuerst werden die Grundprinzipien und alle relevanten Rollen Ihrer Mitarbeiter für das Tagesgeschäft und die Projekte definiert; danach das rollenbasierte Arbeiten in den Teams bzw. in der Abteilung implementiert. So werden alle Voraussetzungen für ein übergreifendes Ressourcen-Management geschaffen:

  1. In einem gemeinsamen Workshop diskutieren wir die Vor- und Nachteile von AQRO und besprechen die konkreten Abläufe; wir legen Ziele fest, klären Tätigkeiten, Schwerpunkte und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter.
  2. Wir erarbeiten mit Mitarbeitern und gegebenenfalls deren Vorgesetzten jede Rolle individuell, inklusive Verantwortlichkeiten, Aktivitäten und Anforderungen – nach den Vorgaben des Unternehmens.
  3. Wir erstellen einen Serviceplan für die Pilotphase.
  4. In einem vierwöchigen Pilotprojekt testen wir das rollenbasierte Arbeiten gemäß den vereinbarten Rollendefinitionen und coachen Ihre Mitarbeiter bei Bedarf.
  5. Nach Durchführung des Pilotbetriebs findet ein Feedbackmeeting statt, in dem Verbesserungen besprochen werden; im Anschluss dann projektbegleitend die Qualitätssicherung.

Darüber hinaus kann ein übergreifendes Ressourcen-Management implementiert werden samt den dazugehörigen Prozessen und einem „Ressource Manager“ – was insbesondere bei internationalen Projekten ein erheblicher Wettbewerbsvorteil ist.

Selbstverständlich erfordert die Implementierung von AQRO Änderungen in der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter: Sie sind von nun an immer halbtägig in einer bestimmten Rolle aktiv. Die größte Veränderung für Ihre Mitarbeiter: Sie müssen ihre Rollenbelegung vier Wochen im Voraus planen und sich daran halten. Änderungen sind dem Serviceplanverantwortlichen rechtzeitig mitzuteilen.

[1] Cornelius J. König / Martin Kleinmann / Wilfried Höhmann: „A field test of the quiet hour as a time management technique“, Quelle: Universität des Saarlandes, 2013
[2] http://www.ics.uci.edu/~gmark/Home_page/Research_files/CHI%202012.pdf