Communitys auf dem Vormarsch
In der modernen Geschäftswelt führt kaum ein Weg an einer agilen Organisation für Unternehmen vorbei – darüber sind sich zahlreiche Manager einig. Dennoch scheitern viele Betriebe an der Umsetzung.
Dabei profitieren die Verantwortlichen beispielsweise von dem Aspekt, frühzeitig auf Kundenwünsche sowie unerwartete Herausforderungen reagieren zu können. Eines der Kriterien, die für Unternehmen auf einem sich stetig wandelnden digitalen Markt von großer Bedeutung sind. „Ein häufiger Grund für das Ausbleiben der erwünschten Ergebnisse ist die mangelnde Berücksichtigung eines übergreifenden Community-Managements“, so Dr. Consuela Utsch (Bild), Geschäftsführerin der Acuroc GmbH sowie aqro GmbH und Expertin für Human Resource Management. „Dabei beeinflussen moderne Technologien und die digitale Transformation nicht nur Geschäftsprozesse, sondern insbesondere, wie Mitarbeiter und Teams zusammenarbeiten.“
Potenziale von Communitys ausschöpfen
Unternehmen weltweit müssen ihre Struktur an die modernen Gegebenheiten anpassen. Dazu zählt vor allem die flexible, offene Ausrichtung bezüglich der Bearbeitung von Fragen und Themen. „Oftmals existieren in Unternehmen parallele Organisationsformen, die ein übergreifendes Community-Management nur schwer ermöglichen“, so Utsch. „Aufgrund fehlender Transparenz entstehen weder Struktur noch Übersicht, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt an welchen Aufgaben arbeitet und in welcher Community involviert ist. So bleiben zahlreiche Potenziale unausgeschöpft.“ Zudem beanspruchen verschiedene Teams und Abteilungen oftmals zeitgleich das Know-how und die Kapazitäten eines Kollegen. Das belastet wiederum den Arbeitnehmer, sodass dieser nur unter Druck im Rahmen einer Community mitarbeiten kann, was zudem seine Kreativität und Innovationskraft lähmt. „Häufig werden Community-Aktivitäten als überflüssig, zumindest aber als weniger wichtig angesehen, sodass diese als erstes gestrichen werden“, weiß die Acuroc-Geschäftsführerin. „Das führt zu einem großen Potenzialverlust für Ideen, die eine Organisation weiter bringen würden. Community-Management ist demnach in Zeiten schnellen Wandels und digitaler Transformation absolut unabdingbar für Unternehmen, um im Wettbewerb zu bestehen.“
Klare Rollenverteilung
Während zahlreiche Betriebe noch als Matrix-Organisation agieren, bieten Formen wie die Netzwerk-Organisation Unternehmen neue Chancen, auf die schnelllebigen Veränderungen zu reagieren und so den modernen Kundenanforderungen nachzukommen. „Manager sind angehalten, in den sogenannten Community-Gedanken zu gehen und sich in Richtung Netzwerk zu orientieren“, erklärt die Acuroc-Geschäftsführerin. „Diese Struktur ist für Betriebe besonders schnell und einfach erreichbar, wenn sie die passende Unterstützung haben. Eine derartige Unterstützung erhalten sie beispielsweise durch rollenbasierte Ansätze wie aqro.“ Durch die entstehende klare Rollenverteilung sowie das Aufstellen von Kommunikationsvereinbarungen entwickelt sich die benötigte Transparenz für übergreifendes Community-Management. Mitarbeiter wissen, wann welcher Kollege gerade in der Community arbeitet und respektieren diese Aktivitäten als ebenso wichtig wie das Tagesgeschäft. „Involviert sich ein Kollege beispielsweise zwei Tage pro Woche in Communitys, dann ist ersichtlich, in welchem Maß er über Freiräume für andere Themen verfügt“, so Utsch. „Diesen Freiraum kann der Mitarbeiter selbstständig gestalten und entscheiden, für welche weiteren Aufgaben aus dem Tagesgeschäft er die Zeit nutzt.“ Insbesondere können so die notwendigen Freiräume für Innovationen oder Projekte mit Community-Beteiligung berücksichtigt und verwendet werden. Dabei ist es wichtig, dass der Mitarbeiter über längere Zeitfenster verfügt – denn nur wenn Communitys über einen größeren Zeitraum gemeinsam arbeiten, kann Schwarmintelligenz entstehen und neue Produkte und Services hervorbringen.
Community-Arbeit ermöglichen
Elementare Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz rollenbasierten Arbeitens ist das Setzen von Zeitfenstern für die jeweilige Tätigkeit. Hierbei kann der Mitarbeiter zudem den Wunsch vermitteln, bei der Ausübung der entsprechenden Tätigkeit nicht gestört werden zu wollen. Das verschafft auch den Kollegen die Übersicht, wann die anderen Teammitglieder ansprechbar sind und wann nicht. Gleichzeitig erhalten Führungskräfte die Chance, die Auslastung des einzelnen Mitarbeiters zu überblicken, sodass der Teamleiter steuernd und regulierend eingreifen kann. Vorteile, von denen sowohl die Belegschaft selbst als auch die Vorgesetzten profitieren, denn die ausbleibenden Unterbrechungen führen zu mehr Effizienz, Fokussierung und steigern letztlich die Kreativität sowie Produktivität im Unternehmen – und erhöhen zudem die Motivation der Arbeitnehmer durch das Schaffen von störungs- und stressfreiem Arbeiten.
Mitarbeiter in die Community-Arbeitsweise mitnehmen
Für ein erfolgreiches Ineinandergreifen der Prozesse, der Organisationsform sowie des rollenbasierten Arbeitens müssen die Verantwortlichen die entsprechenden Weichen stellen, indem sie den Mitarbeitern durch die Vermittlung neuer Methoden und Kompetenzen die notwendigen Mittel mitgeben. So erhalten sie beispielsweise mithilfe von DevOps die benötigte Beschleunigung der internen und der externen Vorgänge, während Methoden wie Scrum agile Projektstrukturen fördern. Dabei sollte stets die Steuerbarkeit durch das Management auf Basis von Transparenz gegeben sein. Sowohl Belegschaft als auch Management müssen während der gesamten Umsetzung und darüber hinaus an einem Strang ziehen. Hier setzt die Führungsebene an, indem sie die Mitarbeiter in alle Veränderungsprozesse einbezieht. „Nur wenn die Belegschaft sich auf diesen Wandel einlässt, ist eine effiziente Durchführung möglich“, betont Utsch. „Denn fest steht: Mitarbeiter müssen in der heutigen digitalen Arbeitswelt lernen, sich aktiv, änderungsoffen und innovativ einzubringen.“
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